Meer structuur en overzicht door XA Flow!
Meer structuur en overzicht door XA Flow!

Digitalisering is van essentieel belang voor een effectieve bedrijfsvoering!

Digitalisering is van essentieel belang voor een effectieve bedrijfsvoering!
Geschreven door Olivier Uijtewaal op

Dat digitalisering van essentieel belang is voor een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering is voor veel organisaties en instellingen al lang duidelijk. Dat we daar door de uitbraak van het Corona virus echt niet meer omheen kunnen voorzag echter niemand. Sneller dan ooit hebben we digitale oplossingen zoals bijvoorbeeld Microsoft Teams, SharePoint en Zoom geadopteerd en geïmplementeerd. Oplossingen die ondertussen niet alleen de basis vormen voor ons werk, maar ook voor onze manier van communiceren.

Hoe digitaal is uw organisatie?
U wilt er zeker van zijn dat uw organisatie een geoliede machine is en blijft. Gestroomlijnde processen zorgen immers ook voor tevreden medewerkers en klanten. Documenten moeten voor iedereen beschikbaar zijn – plaats en tijdonafhankelijk – zodat uw medewerkers optimaal kunnen functioneren en presteren. Arbeidsintensieve werkzaamheden, zoals het vastleggen van inkomende en uitgaande poststukken in uw ERP-software wilt u zoveel als mogelijk digitaliseren en verder automatiseren. U beseft namelijk als geen ander dat uw organisatie juist in deze tijd slagkracht nodig heeft. Niet alleen om de concurrentie voor te blijven en/of om omzetten te vergroten, maar vooral ook om kosten te verlagen en een toekomstbestendige (wendbare) organisatie te creëren: ongeacht hoe de toekomst er uit gaat zien.

Optimale klanttevredenheid is ons doel!
Alle oplossingen die wij leveren hebben echter maar één doel: optimale klanttevredenheid! Dat was ruim 25 jaar geleden al ons primaire uitgangspunt en dat is het vandaag de dag nog steeds. Het ‘nieuwe normaal’ heeft misschien wel de grootste impact. Daar schuilen namelijk niet alleen dreigingen in, maar ook kansen om het anders te doen en te innoveren. Uw organisatie positief onderscheiden van de concurrentie lukt niet met ‘one-size-fits-all’ oplossingen. Maar hoe dan wel? Daarvoor nemen wij onze digitale postkameroplossing als voorbeeld.

De digitale postkamer van XA Flow
Organisaties verwerken ieder jaar steeds meer post. Hoewel papieren post bij veel organisaties nog steeds een groot percentage van het totaal vertegenwoordigt, neemt deze vorm van post al een aantal jaren gestaag af. Digitale post daarentegen neemt juist toe. Niet alleen in hoeveelheid, maar ook in diversiteit. Denk hierbij aan e-mails en aanvragen via websites. Maar ook oplossingen als social media en Whatsapp worden steeds vaker zakelijk ingezet door organisaties. Dit brengt hele nieuwe uitdagingen met zich mee.

Totale controle over het postproces
Onze centrale digitale postkamer zorgt voor het automatisch verwerken en het in goede banen leiden van zowel papieren- als digitale poststromen. Op deze manier komen alle vormen van post tijdig aan bij de juiste personen en krijgt uw organisatie totale controle over het postproces. De digitale postkamer van XA Flow is een plek waar alle documenten die uw organisatie ontvangt, worden herkend en verwerkt. Dit kunnen zowel digitale als papieren documenten zijn. Om de papieren poststukken te kunnen verwerken, worden deze eerst gescand en zo gedigitaliseerd. Dit betekent meteen het einde van papieren poststromen binnen uw organisatie. Ook uitgaande documenten kunt u uiteraard volautomatisch laten vastleggen in uw systemen.

Automatische herkenning van documenten
Documenten in de digitale postkamer worden automatisch herkend als een bepaald documenttype (bijvoorbeeld een factuur). Dit gebeurt aan de hand van specifieke documentkenmerken. Een inkomende factuur wordt bijvoorbeeld direct herkend aan de hand van een betalingskenmerk, een uniek kenmerk voor dit type document. Op basis van de herkenning vindt er een bepaalde verwerking plaats. Dit kan een routering van het document zijn naar bepaalde personen of afdelingen (bijvoorbeeld voor een fiattering), maar de gegevens in het document kunnen ook automatisch doorgeleid worden naar een ander systeem. Denk aan een boekhoud- of ERP systeem in het geval van een inkomende factuur.

Welk systeem u gebruikt maakt niet uit. Dit kan AFAS Profit zijn, Exact, Unit4 of een ander systeem. Onze digitale postkamer werkt namelijk 100% softwareonafhankelijk.

De informatie uit de documenten wordt voorzien van waarde verhogende metagegevens (kenmerken) en is digitaal direct toegankelijk voor de geautoriseerde medewerker. De digitale postkamer bewaakt dossiervorming. Het archiveren of vernietigen gebeurt in overeenstemming met wet- en regelgeving. De originele papieren poststukken kunnen in veel gevallen vernietigd worden want de documenten in de digitale postkamer gelden als authentiek.

Voordelen:

  • Significante kostenbesparing het digitaliseren en automatiseren van uw postproces.
  • Efficiency- en kwaliteitswinst: documenten raken niet meer zoek en zijn sneller op de plek van hun bestemming.
  • Verbetering van de dienstverlening door snellere verwerking van correspondentie en snellere beantwoording van klantvragen.
  • Compliance verhoging door aanwezigheid van een audit-trail van binnenkomende documenten.
  • Kosten en tijd besparen door automatisering, waarbij al uw softwareapplicaties optimaal met elkaar samenwerken.