Meer structuur en overzicht door XA Flow!
Meer structuur en overzicht door XA Flow!

Goed onderwijs drijft op goed personeel

Goed onderwijs drijft op goed personeel
Geschreven door Sayed Nasibdar op

Voor veel onderwijsinstellingen zijn medewerkers één van de belangrijkste activa. Daarbij maakt het niet uit of het om bestuurders, leraren of juist om onderwijsondersteunend personeel gaat. Wat vast staat is dat de kwaliteit van het onderwijs voor een heel groot gedeelte wordt bepaald door de mensen die er werken. Goed onderwijs drijft immers op goed personeel!

Een zo efficiënt en effectief mogelijk instroomproces – van aanstelling tot aan de eerste werkdag – staat voor de meeste onderwijsinstellingen dan ook hoog op de agenda. Onderwijsinstellingen vinden het namelijk van essentieel belang dat het instroomproces door (nieuwe) medewerkers wordt ervaren als een prettig traject. Dit wil zeggen dat nieuwe medewerkers zich niet alleen welkom moeten voelen, maar vooral ook welkom moeten zijn.

Echter merken wij dat veel onderwijsinstellingen in de praktijk te maken hebben een hoge administratieve werkdruk en grote achterstanden, hierdoor ontstaan er dagelijks allerlei uitdagingen en worden deadlines keer op keer verschoven. Niet alleen omdat er jaarlijks veel nieuwe medewerkers instromen, maar vooral ook omdat lopende (tijdelijke) dienstverbanden goed gemanaged moeten worden en er bij indiensttreding ook allerlei secondaire processen opgestart moeten worden. Denk daarbij bijvoorbeeld aan intakegesprekken, salarisonderhandelingen, het aanleveren, controleren, scannen en archiveren van allerlei verplichte documenten, het aanvragen van Verklaringen Omtrent het Gedrag (VOG-verklaringen), e-mailaccounts en netwerktoegang, computers of laptops, roosters, een fysieke werkplek, enzovoorts.

In de praktijk zijn dit vaak handmatige, foutgevoelige en tijdrovende repeterende werkzaamheden, die niet altijd even vlekkeloos op elkaar aansluiten omdat ze door verschillende afdelingen worden uitgevoerd en niemand zich verantwoordelijk voelt voor het totale proces. Iedere afdeling hanteert eigen (deel)processen, formulieren, controlelijsten en planningen. Nieuwe aanvragen worden door sommige afdelingen gebundeld en wekelijks of zelfs maandelijks verwerkt, in plaats van ze individueel te behandelen. Kortom: veel verschillende werkwijzen en helaas ook vaak losse eindjes.

Procesoptimalisatie met XA Flow

Door XA Flow in te zetten kunnen onderwijsinstellingen een grote efficiëntie- en kwaliteitsslag maken. Met XA Flow kan het totale instroomproces namelijk uitstekend geoptimaliseerd, geautomatiseerd en gedigitaliseerd worden. Omdat geen enkele onderwijsinstelling hetzelfde is, zorgen wij samen met u allereerst voor een gedegen analyse en inventarisatie van het huidige proces in de vorm van een Quickscan. Tijdens de Quickscan stellen we samen vast welke punten binnen uw werkproces beter kunnen en wat deze verbeteringen in de praktijk daadwerkelijk opleveren. Met de uitkomst ervan kunnen we vervolgens bepalen welke vervolgstappen er gezet moeten worden, hoe we deze samen met uw medewerkers kunnen implementeren en tot welke verbeteringen dit precies gaat leiden. Het eindresultaat van de Quickscan is dan ook een gedegen adviesrapport en een goede business case. Zo is onze Quickscan het ideale startpunt van een verbetertraject.

100% softwareonafhankelijk: laat al uw software goed met elkaar samenwerken!

Onze automatiseringsoplossing XA Flow werkt 100% softwareonafhankelijk. Wij kunnen heel eenvoudig beveiligde koppelingen realiseren met uw bestaande softwareoplossingen. Daarbij kunt u onder andere denken aan eHRM software, financiële pakketten, ERP-systemen, declaratiesoftware, maar bijvoorbeeld ook aan API-koppelingen (bijvoorbeeld met de API van Justis om automatisch VOG-verklaringen aan te vragen). Hoe fijn zou het zijn als een nieuwe medewerker via een beveiligd persoonlijk portaal zelf alle verplichte documenten kan uploaden of zelf zijn of haar intakegesprek kan plannen? Vervolgens kunnen de aangeleverde documenten ook nog eens gecontroleerd worden door uw eigen HR-medewerkers en na goedkeuring automatisch gearchiveerd worden (met de juiste metadatering) in uw personeelsinformatiesysteem. Welk systeem u gebruikt maakt daarbij niet uit. Parallel daaraan kan er ook direct een VOG-aanvraag worden opgestart, evenals andere secondaire processen, zoals bijvoorbeeld het aanvragen van account en netwerktoegang, computer of laptop, een declaratie voor de VOG-aanvraag, enzovoorts. Het totale proces binnen een aantal uur afgehandeld, van aanstelling tot de eerste werkdag, met voldoende aandacht voor de medewerker (beleving)!

Reageer