Meer structuur en overzicht door XA Flow!
Meer structuur en overzicht door XA Flow!

Overheid

Zonder dat wij erbij stil staan gaat er in organisaties, instellingen en gemeenten dagelijks veel tijd verloren aan repeterende werkzaamheden. Vaak gaat het om administratieve werkzaamheden zoals het ontvangen, versturen, verrijken, registeren en vastleggen van informatie, data-entry werkzaamheden, agendabeheer en communicatie met interne en externe stakeholders. Hoewel deze administratieve werkzaamheden nodig zijn voor de continuïteit van de bedrijfsvoering, zijn deze werkzaamheden vaak erg tijdrovend en is er voor repeterende werkzaamheden vaak weinig denkvermogen nodig.

Maak kennis met Alexander, Cindy & Iris: de virtuele administrateurs van XA-Flow

Alexander, Cindy en Iris zijn de virtuele administrateurs van XA Flow, die relatief eenvoudig ingezet en geïmplementeerd kunnen worden binnen de bedrijfsvoering en de dagelijkse (repeterende) werkzaamheden vervolgens volledig geautomatiseerd kunnen uitvoeren. Wij vertellen aan Alexander, Cindy en Iris hoe het verwerkingsproces eruitziet en welke handelingen binnen het proces ze moeten uitvoeren. Vervolgens gaan onze virtuele administrateurs voor u aan de slag. Onze virtuele administrateurs wijken nooit af van de met elkaar afgesproken procedures en voeren zelfstandig de werkzaamheden en taken uit, die u aan ze hebt opgedragen.

Intelligentie toevoegen aan het proces

Mocht u een stap verder willen gaan en meer intelligentie aan het proces willen toevoegen, dan behoort dit uiteraard ook tot de mogelijkheden. Wij kunnen het proces zo inrichten dat alle afwijkingen altijd visueel beoordeeld worden door een mens (menselijke interpretatie). Echter zijn onze virtuele administrateurs ook in staat om cognitieve processen over te nemen, vooral Iris is daar erg vaardig in.

XA Flow is de thuisbasis van Alexander, Cindy & Iris

XA Flow combineert de kracht van uw data namelijk moeiteloos met geautomatiseerde processen, workflows en communicatie via verschillende kanalen. U kunt XA Flow onder andere inzetten voor het efficiënter inrichten en automatiseren van facturatieprocessen, administratieve processen, documentprocessen, verkoopprocessen en HRM-processen. Maar natuurlijk ook voor leadgeneratie, e-mailmarketing (Marketing Automation) en scan-, document- en printprocessen.

De mogelijkheden zijn eindeloos! XA Flow werkt namelijk softwareonafhankelijk en kan eenvoudig gekoppeld worden aan bestaande bronsystemen zoals CRM-pakketten, financiële pakketten, personeelsinformatiesystemen en documentmanagementsystemen. Daarnaast natuurlijk ook aan scanners en multifunctionals (ten behoeve van input- en outputmanagement).

Een greep uit onze connectoren

De virtuele administrateurs van XA-Flow

Iris

Zo is Iris bijvoorbeeld in staat om documenten (lees: informatie) te classificeren. Met classificeren bedoelen wij het geautomatiseerd toekennen van één of meerdere kenmerken aan documenten en informatie. Een kenmerk kan bijvoorbeeld een documenttype, een omschrijving, een zaaknummer, documentdatums en NAW-gegevens zijn.

Op basis van de toegekende kenmerken is Iris vervolgens in staat om documenten verder te verwerken. Dit kan het verrijken van informatie zijn (door gebruik te maken van big databronnen), het opslaan van de geclassificeerde documenten zijn in het juiste informatiemanagementsysteem of het opstarten van een nieuw proces. Uiteraard zijn ook combinaties mogelijk.

Alexander legt makkelijk contact en communiceert met al uw systemen

Onze virtuele administrateur Alexander is niet alleen zeer gedreven (neemt nooit een vrije dag en zet zich 24 uur per dag en 365 dagen per jaar in voor de organisatie), maar legt ook gemakkelijk contact. Geen menselijk contact, maar “koppelingen” met uw systemen. Alexander staat namelijk voor een goede relatie met al uw softwarepakketten en leveranciers binnen uw informatiehuishouding. Hij is er niet op uit om softwarepakketten te vervangen, maar gelooft er sterk in dat het vinden en delen van informatie in organisaties, instellingen en gemeenten veel makkelijker kan. Niet alleen voor het verbeteren van de bedrijfsvoering, maar vooral ook om het werk voor medewerkers binnen de organisatie leuker en makkelijker te maken. Een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering bestaat immers uit de juiste inzet van processen, mensen, virtuele medewerkkers en software. Verder kan Alexander ook constant naar big databronnen kijken en deze informatie gebruiken om data te verrijken en processen te verbeteren. Enkele voorbeelden zijn: de Kamer van Koophandel, het Kadaster, BAG, RDW, Creditsafe en Graydon. De mogelijkheden zijn onbeperkt, zelfs een koppeling met de supercomputer van IBM “Watson” hoort tot de mogelijkheden. Anno 2019 is Watson overigens al lang geen supercomputer meer, maar zelfs uitgegroeid tot een platform voor rekenkracht, webdiensten en ontwikkelomgevingen dat als clouddienst wordt geleverd. Bij het aanbod van Watson als platform draait alles om cognitieve technologie. Het begrijpen van taal en context. Het leren of het trainen van het systeem onder supervisie van een expert en het analyseren van grote hoeveelheden ongestructureerde data staan centraal.

De ambities van Cindy

Cindy is het meest ambitieus van het stel. Hoewel Cindy om dit moment vooral administratieve werkzaamheden verricht, streeft Cindy naar de functie van secretaresse, op termijn wil Cindy zelfs de rechterhand worden van het management en het bestuur. Cindy houdt processen dan ook nauwlettend in de gaten. Daarbij kijkt Cindy niet alleen naar de voortgang, maar streeft Cindy constant naar het verder optimaliseren en automatiseren van processen, bijvoorbeeld door het verregaand inzetten van Robotic Process Automation (RPA). Dit is een relatief eenvoudige vorm van robotisering, waarbij softwarescripts (onze virtuele medewerkers) specifieke taken uit handen nemen en razendsnel uitvoeren. Zo is het mogelijk om menselijke handelingen na te bootsen en vervolgens een significante efficiencyslag te realiseren.

Veelgestelde vragen

Moet ik afscheid nemen van mijn huidige software?

Nee, dat hoeft u niet!

De kracht van XA Flow is juist dat u al uw softwarepakketten, applicaties, favoriete apps, online diensten en big data bronnen op een eenvoudige manier met elkaar kunt laten samenwerken. Hier heeft u geen programmeer- of ontwikkelkennis voor nodig. U kunt gebruik maken van kant en klare connectors (API koppelingen) uit onze Marketplace of met behulp van onze Wizard in slechts enkele stappen een eigen connector toevoegen.

Voorbeeld:
Stel, u bent directeur/eigenaar van een bouwbedrijf. In dat bedrijf wordt gebruik gemaakt van een planningsapplicatie en een urenregistratie app waarin uw medewerkers de gewerkte uren kunnen bijhouden.

Die systemen werken in de basis goed, maar het probleem is dat ze niet met elkaar gekoppeld zijn. Daarom kost het uw collega’s veel tijd om uren vanuit de urenregistratie app handmatig in het planningssysteem in te voeren (of andersom).

Frustratie alom: u heeft namelijk fors geïnvesteerd in twee softwarepakketten die niet met elkaar communiceren.

Sommige bedrijven gebruiken echter wel 5 tot 10 verschillende software pakketten die allemaal onafhankelijk van elkaar werken. Pakketten die niet met elkaar gekoppeld zijn, maar waarin wel (gedeeltelijk) dezelfde data wordt gebruikt. Dat betekent vaak dat er veel data handmatig ingevoerd moet worden. Dat zorgt voor frustraties en ergernissen.

Met XA Flow horen deze ergernissen tot het verleden. Met XA Flow koppelt u deze systemen namelijk moeiteloos aan elkaar door middel van connectoren, waardoor de systemen ineens wel met elkaar kunnen communiceren en data geautomatiseerd wordt uitgewisseld. Kortom: minder tijd, lagere kosten en een hogere productiviteit!

 

In wat voor branches is XA Flow actief?

XA Flow is toepasbaar in iedere organisatie. Onze focus ligt echter sterk op de zakelijke markt, het onderwijs, de gemeentelijke overheid en de zorg. Tot onze referenten horen gerenommeerde bedrijven en instellingen. Wat al deze bedrijven en instellingen met elkaar gemeen hebben? Ze hadden verschillende softwarepakketten in huis die niet goed op elkaar waren afgestemd en/of papier intensieve processen. Daardoor was er sprake van veel verspilling in processen (zowel in arbeidstijd als geld).

Bij veel van deze organisaties en instellingen zijn wij gestart met een Quickscan. De scan brengt snel en overzichtelijk in beeld wat er verbeterd kan worden én wat deze verbeteringen opleveren. Zo is onze Quickscan het perfecte startpunt van iedere verbeterreis!

 

 

Hoe werkt een Quickscan?

Iedere organisatie en afdeling is anders. Daarom is de exacte aanpak van onze Quickscan altijd maatwerk. Samen bepalen we de scope van de scan en de beoogde resultaten. Draagkracht binnen de organisatie is essentieel, daarom nemen we ook voldoende tijd om alle betrokkenen vooraf goed te informeren tijdens een kick-off bijeenkomst. Vervolgens gaan we aan de slag; we observeren, analyseren, brengen processen en mensen visueel in kaart en uiteindelijk presenteren we de bevindingen.

Maar, hier eindigt onze Quickscan niet. Op dit punt hebben we in kaart gebracht wat het verbeterpotentieel is. Nu is het tijd om de afdeling of organisatie écht op weg te helpen. Dat doen we door middel van een Business Case en een plan voor de verbeterreis. We laten dus niet alleen zien wat er beter kan, maar ook hoe de beste resultaten bereikt worden.

Wat zijn connectoren (connectors)?

Een connector is in feite een kant-en-klare API koppeling. API staat voor Application Programming Interface. Een API maakt het mogelijk om andere systemen en software een ‘ingang’ tot een bepaald systeem te bieden. Met deze ingang kunnen verschillende systemen met elkaar communiceren en gegevens uitwisselen.

Om een API simpel uit te leggen, maken we weleens de vergelijking met een stekker en een stekkerdoos. Een stekkerdoos kunt u zien als het systeem of de software. De stekker kunt u in dit geval zien als de API. Als de stekker in de stekkerdoos past, dan kunnen ze met elkaar communiceren.

 

 

Hoe werkt een connector?

Als twee systemen met elkaar moeten communiceren, gebruikt het systeem een connector (API) om het andere systeem aan te spreken. Via de connector worden dan de benodigde gegevens uitgewisseld. Een API is volledig flexibel te ontwikkelen. Dat betekent dat er praktisch geen limieten zitten aan hoe open u de deur wilt zetten.

Binnen XA Flow heeft u toegang tot een uitgebreide Marketplace met daarin tal van connectoren. Daarnaast kunt u - zonder dat u hier programmeerkennis voor nodig heeft - met behulp van een duidelijke Wizard zelf een connector toevoegen. Heeft u hier liever geen omkijken naar? Geen enkel probleem, onze XA Flow consultants helpen u graag op weg. Het op maat maken van een connector duurt gemiddeld 1 - 3 dagen.

Wat voor processen kan ik automatiseren met XA Flow?

XA Flow is een alles-in-één softwareoplossing voor het volledig automatiseren van al uw processen.

Onze softwareoplossing helpt u om tijd en kosten te besparen zodat u zich volledig kunt richten op uw kernactiviteiten en uw productiviteit kunt verhogen. XA Flow combineert de kracht van uw data namelijk moeiteloos met geautomatiseerde processen, workflows en communicatie via verschillende kanalen. U kunt XA Flow onder andere inzetten voor het efficiënter inrichten en automatiseren van facturatieprocessen, administratieve processen, documentprocessen, verkoopprocessen en HRM-processen. Maar natuurlijk ook voor leadgeneratie, e-mailmarketing (Marketing Automation) en scan-, document- en printprocessen.

De mogelijkheden zijn eindeloos! XA-Flow werkt namelijk softwareonafhankelijk en kan eenvoudig gekoppeld worden aan bestaande bronsystemen zoals CRM-pakketten, financiële pakketten, personeelsinformatiesystemen en documentmanagementsystemen. Daarnaast natuurlijk ook aan scanners en multifunctionals (ten behoeve van input- en outputmanagement).

Bent u benieuwd naar de mogelijkheden voor uw organisatie?
Bent u benieuwd naar de mogelijkheden voor uw organisatie?

Onze consultants komen graag bij uw langs om uw processen en de mogelijkheden onder het genot van een kopje koffie samen met u door te nemen. Uiteraard bent u ook welkom bij ons op kantoor in Amersfoort voor een uitgebreide demo.