Meer structuur en overzicht door XA Flow!
Meer structuur en overzicht door XA Flow!

Onderwijs

Digitalisering in het onderwijs biedt veel voordelen. Niet alleen voor leerkrachten, maar ook voor ondersteunend personeel, ouders en leerlingen. Denk er maar eens over na: als een leerkracht geen administratieve taken meer heeft omdat alle informatie (waaronder bijvoorbeeld toetsen en examens) makkelijk digitaal beoordeeld, opgeslagen en verwerkt kunnen worden, dan kan de leerkracht zich vooral richten op het lesgeven zelf. Laat dat nou net datgene zijn waar het onderwijs om draait: de toekomst van onze kinderen.

Onderwijs loopt vast door de wijze waarop het wordt georganiseerd. Hiervan is de bijkomende administratie een belangrijke oorzaak van de ervaren werkdruk, zoals ook gebleken is uit onderzoek van TNO

placeholder

Minder werkdruk door automatisering

Leerkrachten besteden wekelijks ongeveer 6 uur aan administratie. Van de door TNO ondervraagde leerkrachten vindt driekwart dat deze administratieve taken (te) veel tijd kosten, waardoor het ten koste gaat van andere activiteiten. Zo geeft 78% aan onvoldoende tijd te hebben voor extra aandacht aan leerlingen en kan 37% het werk thuis niet van zich afzetten. XA Flow maakt het voor leerkrachten mogelijk om flexibeler te werken. Bijvoorbeeld door het leveren van digitale omgevingen voor het uploaden van toetsen, examenprotocollen en beoordeeld werk. Documenten die vervolgens met slimme software volledig geautomatiseerd worden verwerkt in de studentenadministratie.

Een greep uit onze koppelingen

Het inrichten van efficiënte documentprocessen met XA Flow

Veel onderwijsinstellingen maken gebruik van eHRM softwareoplossingen zoals “Youforce” van Visma-Raet en “Profit” van AFAS. Soms als eindgebruiker, maar veelal ook met de tussenkomst van administratiekantoren. De papieren personeelsdossiers worden gedigitaliseerd en digitaal beschikbaar gesteld in deze oplossingen. Echter moeten de dossiers na de eenmalige digitaliseringsslag ook “up-to-date” worden gehouden. Met XA Flow kunnen verschillende documentprocessen eenvoudig worden geautomatiseerd. Zo is het mogelijk om een portaal te maken zodat gedigitaliseerde documenten (of reeds digitale documenten) eenvoudig geüpload kunnen worden naar de desbetreffende eHRM omgeving. Zodra de documenten in het systeem staan ontvangt de gebruiker direct een persoonlijk bericht.

Ook voor documenten die door het administratiekantoor zelf worden gescand kan er een workflow worden ingericht. Gescande documenten komen in de workflow terecht en kunnen eenvoudig verder worden verwerkt (worden voorzien van de juiste metadata en daarna geüpload naar de eHRM omgeving).

Het facturatie- en debiteurenbeheer proces automatiseren (voor administratiekantoren)
Bij een strak debiteurenbeheerproces staat het beheren van de inkomende geldstromen en het incasseren van openstaande facturen centraal, ook daar heeft ieder administratiekantoor mee te maken. Het inzetten van XA Flow is een snelle en zeer effectieve manier om uw financiële positie te versterken doordat uw openstaande facturen sneller worden betaald.

Debiteurenbeheer speelt namelijk een grote rol als het om uw liquiditeitspositie gaat. Wist u dat 73% van alle faillissementen is ontstaan door slecht debiteurenbeheer? In veel gevallen krijgt debiteurenbeheer onvoldoende aandacht. Met XA Flow kunnen administratiekantoren het facturatie- en debiteurenproces volledig automatiseren en op vooraf gedefinieerde momenten communiceren met hun debiteuren. De communicatie kan via verschillende kanalen verlopen. Enkele voorbeelden zijn e-mail, print, SMS en facebook messenger. Facturen kunnen in verschillende bestandsformaten worden opgemaakt, enkele voorbeelden zijn PDF, UBL en XML. Natuurlijk zijn ook combinaties mogelijk.

Meer weten?

Bent u benieuwd naar de mogelijkheden voor uw organisatie? Neem dan snel contact met ons op onder telefoonnummer 033-45 45 050. Onze consultants komen graag bij uw langs om uw processen en de mogelijkheden onder het genot van een kopje koffie samen met u door te nemen. Uiteraard bent u ook welkom bij ons op kantoor in Amersfoort voor een uitgebreide demo.

placeholder

Hoger Onderwijs

Met XA Flow kunt u de ontwikkelingen van uw leerlingen eenvoudig en overzichtelijk volgen, zien hoe uw leerlingen presteren en ook waar zij extra hulp of uitdagingen nodig hebben. U kunt al uw softwareapplicaties op elkaar aan laten sluiten om administratiewerk te verminderen. Omdat XA Flow een Cloud-oplossing is bent u niet afhankelijk van uw vaste werkplek en heeft u altijd en overal inzicht. Doordat de software alle voortgang registreert, houdt u meer tijd over voor uw leerlingen. U heeft eindelijk weer tijd om lessen op maat te maken en uw leerlingen extra te begeleiden.

placeholder

Voortgezet Onderwijs

Studenten in het voortgezet onderwijs zijn gewend om informatie digitaal op te nemen, aan te bieden of te verwerken. Het is dus belangrijk dat onderwijsinstellingen bewust aan de slag gaan met het digitaliseren van de processen die in aanraking komen met de studenten. Met XA Flow kunt u al uw systemen, applicaties en databronnen eenvoudig met elkaar laten samenwerken. Hierdoor voorkomt u  repeterende administratieve werkzaamheden die tot grote frustraties en een hoge werkdruk kunnen leiden. 

placeholder

Primair Onderwijs

Hoe bereidt u jonge leerlingen voor op een wereld vol technologie? Op steeds jongere leeftijd komen leerlingen in aanraking met technologie en raken zij gewend aan de digitale manier van werken. Als onderwijsinstelling is het belangrijk dat er gewerkt wordt aan een digitale leerling omgeving die aansluit bij de behoeftes van de leerling. Dit draagt bij aan de kwaliteit van het onderwijs! Met XA Flow bent u in staat om eenvoudig een leerling omgeving op te zetten die gekoppeld is aan alle systemen binnen uw school.

Veelgestelde vragen

Moet ik afscheid nemen van mijn huidige software?

Nee, dat hoeft u niet!

De kracht van XA Flow is juist dat u al uw softwarepakketten, applicaties, favoriete apps, online diensten en big data bronnen op een eenvoudige manier met elkaar kunt laten samenwerken. Hier heeft u geen programmeer- of ontwikkelkennis voor nodig. U kunt gebruik maken van kant en klare connectors (API koppelingen) uit onze Marketplace of met behulp van onze Wizard in slechts enkele stappen een eigen connector toevoegen.

Voorbeeld:
Stel, u bent directeur/eigenaar van een bouwbedrijf. In dat bedrijf wordt gebruik gemaakt van een planningsapplicatie en een urenregistratie app waarin uw medewerkers de gewerkte uren kunnen bijhouden.

Die systemen werken in de basis goed, maar het probleem is dat ze niet met elkaar gekoppeld zijn. Daarom kost het uw collega’s veel tijd om uren vanuit de urenregistratie app handmatig in het planningssysteem in te voeren (of andersom).

Frustratie alom: u heeft namelijk fors geïnvesteerd in twee softwarepakketten die niet met elkaar communiceren.

Sommige bedrijven gebruiken echter wel 5 tot 10 verschillende software pakketten die allemaal onafhankelijk van elkaar werken. Pakketten die niet met elkaar gekoppeld zijn, maar waarin wel (gedeeltelijk) dezelfde data wordt gebruikt. Dat betekent vaak dat er veel data handmatig ingevoerd moet worden. Dat zorgt voor frustraties en ergernissen.

Met XA Flow horen deze ergernissen tot het verleden. Met XA Flow koppelt u deze systemen namelijk moeiteloos aan elkaar door middel van connectoren, waardoor de systemen ineens wel met elkaar kunnen communiceren en data geautomatiseerd wordt uitgewisseld. Kortom: minder tijd, lagere kosten en een hogere productiviteit!

 

In wat voor branches is XA Flow actief?

XA Flow is toepasbaar in iedere organisatie. Onze focus ligt echter sterk op de zakelijke markt, het onderwijs, de gemeentelijke overheid en de zorg. Tot onze referenten horen gerenommeerde bedrijven en instellingen. Wat al deze bedrijven en instellingen met elkaar gemeen hebben? Ze hadden verschillende softwarepakketten in huis die niet goed op elkaar waren afgestemd en/of papier intensieve processen. Daardoor was er sprake van veel verspilling in processen (zowel in arbeidstijd als geld).

Bij veel van deze organisaties en instellingen zijn wij gestart met een Quickscan. De scan brengt snel en overzichtelijk in beeld wat er verbeterd kan worden én wat deze verbeteringen opleveren. Zo is onze Quickscan het perfecte startpunt van iedere verbeterreis!

 

 

Hoe werkt een Quickscan?

Iedere organisatie en afdeling is anders. Daarom is de exacte aanpak van onze Quickscan altijd maatwerk. Samen bepalen we de scope van de scan en de beoogde resultaten. Draagkracht binnen de organisatie is essentieel, daarom nemen we ook voldoende tijd om alle betrokkenen vooraf goed te informeren tijdens een kick-off bijeenkomst. Vervolgens gaan we aan de slag; we observeren, analyseren, brengen processen en mensen visueel in kaart en uiteindelijk presenteren we de bevindingen.

Maar, hier eindigt onze Quickscan niet. Op dit punt hebben we in kaart gebracht wat het verbeterpotentieel is. Nu is het tijd om de afdeling of organisatie écht op weg te helpen. Dat doen we door middel van een Business Case en een plan voor de verbeterreis. We laten dus niet alleen zien wat er beter kan, maar ook hoe de beste resultaten bereikt worden.

Wat zijn connectoren (connectors)?

Een connector is in feite een kant-en-klare API koppeling. API staat voor Application Programming Interface. Een API maakt het mogelijk om andere systemen en software een ‘ingang’ tot een bepaald systeem te bieden. Met deze ingang kunnen verschillende systemen met elkaar communiceren en gegevens uitwisselen.

Om een API simpel uit te leggen, maken we weleens de vergelijking met een stekker en een stekkerdoos. Een stekkerdoos kunt u zien als het systeem of de software. De stekker kunt u in dit geval zien als de API. Als de stekker in de stekkerdoos past, dan kunnen ze met elkaar communiceren.

 

 

Hoe werkt een connector?

Als twee systemen met elkaar moeten communiceren, gebruikt het systeem een connector (API) om het andere systeem aan te spreken. Via de connector worden dan de benodigde gegevens uitgewisseld. Een API is volledig flexibel te ontwikkelen. Dat betekent dat er praktisch geen limieten zitten aan hoe open u de deur wilt zetten.

Binnen XA Flow heeft u toegang tot een uitgebreide Marketplace met daarin tal van connectoren. Daarnaast kunt u - zonder dat u hier programmeerkennis voor nodig heeft - met behulp van een duidelijke Wizard zelf een connector toevoegen. Heeft u hier liever geen omkijken naar? Geen enkel probleem, onze XA Flow consultants helpen u graag op weg. Het op maat maken van een connector duurt gemiddeld 1 - 3 dagen.

Wat voor processen kan ik automatiseren met XA Flow?

XA Flow is een alles-in-één softwareoplossing voor het volledig automatiseren van al uw processen.

Onze softwareoplossing helpt u om tijd en kosten te besparen zodat u zich volledig kunt richten op uw kernactiviteiten en uw productiviteit kunt verhogen. XA Flow combineert de kracht van uw data namelijk moeiteloos met geautomatiseerde processen, workflows en communicatie via verschillende kanalen. U kunt XA Flow onder andere inzetten voor het efficiënter inrichten en automatiseren van facturatieprocessen, administratieve processen, documentprocessen, verkoopprocessen en HRM-processen. Maar natuurlijk ook voor leadgeneratie, e-mailmarketing (Marketing Automation) en scan-, document- en printprocessen.

De mogelijkheden zijn eindeloos! XA-Flow werkt namelijk softwareonafhankelijk en kan eenvoudig gekoppeld worden aan bestaande bronsystemen zoals CRM-pakketten, financiële pakketten, personeelsinformatiesystemen en documentmanagementsystemen. Daarnaast natuurlijk ook aan scanners en multifunctionals (ten behoeve van input- en outputmanagement).

Bent u benieuwd naar de mogelijkheden voor uw organisatie?
Bent u benieuwd naar de mogelijkheden voor uw organisatie?

Onze consultants komen graag bij uw langs om uw processen en de mogelijkheden onder het genot van een kopje koffie samen met u door te nemen. Uiteraard bent u ook welkom bij ons op kantoor in Amersfoort voor een uitgebreide demo.